5 conseils pour rédiger un mail de confirmation de rendez-vous

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Qu'est-ce qu'un e-mail de confirmation de rendez-vous ?

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Un e-mail de confirmation de rendez-vous est un message envoyé pour confirmer les détails d'une rencontre prévue, bien souvent, d’un rendez-vous commercial. Il s'agit d'une communication formelle qui permet de s'assurer que votre interlocuteur ou toutes les parties concernées sont informés de la date, de l'heure, du lieu et autres informations importantes liées au rendez-vous (qu’il s’agisse d’un rdv physique ou en visio). 

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Ce mail est essentiel pour garantir la bonne tenue du rendez-vous. 

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A ne pas confondre avec la rédaction d’email de prospection B2B.

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Pourquoi les e-mails de confirmation de rendez-vous sont-ils si importants ?
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Les e-mails de confirmation de rendez-vous jouent un rôle crucial lorsqu’il s’agit de prospection commerciale. On vous explique pourquoi : 

Clarté pour éviter tout malentendu : Les e-mails de confirmation permettent de s'assurer que toutes les parties ont les mêmes informations concernant le rendez-vous. Cela évite les confusions potentielles.

Professionnalisme : En envoyant un e-mail de confirmation, vous montrez que vous prenez le rendez-vous au sérieux et que vous êtes professionnel  et motivé dans votre approche.

Confirmation officielle : Un e-mail de confirmation sert de preuve officielle de la tenue du rendez-vous. Il peut être utilisé comme référence ultérieure en cas de besoin.

Gestion du temps et de l'organisation : Les e-mails de confirmation aident à organiser efficacement les emplois du temps de chacun en s’assurant que tous les rendez-vous sont bien planifiés et confirmés.

Image de marque positive : En envoyant un mail de confirmation de rendez-vous clair et sympathique, vous renforcez l'image de marque de votre entreprise en montrant votre professionnalisme et votre engagement envers vos clients.
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Comment rédiger un e-mail de confirmation
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On vous donne quelques conseils pour rédiger un e-mail de confirmation de rendez-vous :

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• Soyez clair et concis : Commencez par remercier la personne d’avoir fixé le rendez-vous et indiquez clairement la date, l'heure et le lieu du rendez-vous (adresse ou lien de la visio).

• Confirmez les détails importants : Assurez-vous de mentionner tous les détails importants tels que les documents à apporter, les personnes présentes ou toute autre exigence spécifique liée au rendez-vous.

• Utilisez une formulation polie : Utilisez un ton professionnel et poli tout au long de l'e-mail. Exprimez votre enthousiasme à l'idée de rencontrer la personne.

• Incluez vos coordonnées : Fournissez vos coordonnées de contact afin que la personne puisse vous contacter en cas de besoin ou pour apporter des modifications au rendez-vous.

• Ajoutez une demande de confirmation : Terminez l'e-mail en demandant à la personne de confirmer sa présence au rendez-vous. Cela permet d'obtenir une réponse claire et de résoudre rapidement tout problème éventuel.

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Exemple de script d'e-mail de confirmation de rendez-vous

Bonjour [Prénom],

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Je vous remercie de m'avoir accordé.e un rendez-vous pour échanger sur [sujet/objet du rendez-vous]. Je suis ravi.e à l’idée de pouvoir vous rencontrer le [date] à [heure] à [lieu]. Je tiens à confirmer les détails suivants :

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Date : [Date du rendez-vous]

Heure : [Heure du rendez-vous]

Lieu : [Lieu du rendez-vous]

Je serai prêt(e) à [heure d'arrivée] et j'ai bien noté que [préciser toute information importante].

Si vous avez des questions supplémentaires ou si vous souhaitez apporter des modifications au rendez-vous, n'hésitez pas à me contacter par téléphone au [numéro de téléphone] ou par e-mail à [adresse e-mail].

Dans l'attente de notre rencontre, je reste à votre disposition. Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir confirmer votre présence au rendez-vous en répondant à cet e-mail.

Cordialement,

[Votre nom]

[Votre entreprise]

[Coordonnées de contact]
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En suivant ces conseils et en rédigeant un e-mail de confirmation de rendez-vous clair et professionnel, vous vous assurez que votre rendez-vous aura bien lieu (on évite un certain pourcentage de no-show).

Prenez le temps de personnaliser vos e-mails en fonction de chaque rendez-vous et vous créerez une expérience positive pour vos clients et partenaires commerciaux.